Самым большим городом по числу командировочных, скорее всего, является Москва. В командировку направляют сотрудника на основании приказа руководителя предприятия, в котором указывается срок командировки, название города и цель поездки.
По возвращении из командировки, сотрудник обязан вернуть командировочное удостоверение с соответствующими отметками и приложить документы, которые подтверждают понесенные расходы на проживание, проезд и другие предусмотренные нужды. Проездные документы могут быть железнодорожные, авиаперевозчиков, автобусные. Счета из гостиницы должны содержать точные даты проживания и стоимость, уплаченную за гостиничные услуги.
Важно ответственно подходить к отчетным документам, так как неправильное их заполнение может служить отказом в возмещении понесенных в командировке затрат.
Столичные гости, как правило, останавливаются в гостиничных номерах или арендуют жилье у специально занимающихся этим фирм. Законодательными актам России установлено, что все компании, занимающиеся сдачей жилья внаем, обязаны по требованию проживающих выдавать им на руки бухгалтерские документы для отчета о предоставленных в гостиницах услугах.
В набор документов входит
гостиничная форма 3-Г, кассовый чек и приходный ордер. Если проживание
было на арендованной квартире арендодатель должен представить договор
аренды. Конечно, не все фирмы и частные гостиницы придерживаются
требования законодательства. Тогда процесс получения соответствующих
документов усложняется или становится почти невозможным.
Для отдыхающих и туристов это, в принципе, безразлично, так как они
отдыхают за свои деньги, которые не требуют документального отчета. А
вот командировочные, прежде чем поселиться должны обязательно выяснить –
получат ли они подтверждающие документы о предоставленных услугах. При
получении отрицательного ответа лучше попробовать найти другое место
проживания.
Нужно быть очень внимательным: существуют фирмы, которые не дорожат своей репутацией и за определенные деньги могут оформить финансовые документы для отчета о командировочных затратах. В таких ситуациях командировочный может попасть в очень неприятную ситуацию у себя на предприятии, где могут заподозрить в законности представляемых документов.
Часто лица, которые отправлены в командировку пользуются услугами хостела. Перевод этого слова трактует его как общежитие или гостиница. Иным словом, хостел занимает промежуточное положение между гостиницей и общежитием. Он, как правило, предоставляет недорогой ночлег, возможность самостоятельного приготовления пищи. Удобства располагаются на этаже. Номера рассчитаны на проживание от четырех до шестнадцати человек. В европейских странах хостелы заслуженно пользуются популярностью среди туристов, студентов и командировочных.
Первичные документы должны иметь гостиничный чек, который
подтверждает расходы за проживание в хостеле.
Однако получить подобные документы удается не во всех точках проживания.
Бывают ситуации, когда у командировочных есть возможность где
остановиться, и тогда они вынуждены покупать отчетные документы.
Несомненно, что найти жилье для ночлега в столице представляет
определенную сложность. Но, тем не менее современные гостиницы города
принимают десятки тысяч приезжающих.
Проживание в гостинице не совсем дешевый вариант, однако он имеет и свои
положительные стороны: отдельный номер, персонал для обслуживания и
оформление отчетных документов. Лучше все же воспользоваться услугами
хостела - и достойное проживание и умеренная плата.
В хостелах встречаются неплохие номера с достаточным комфортом.
Отдельные хостелы имеют комнаты отдыха с камином. В них есть возможность
и просмотра телевизионных передач и работы за компьютером. Здесь удобно
пообщаться с соседями по проживанию, которые вполне могут стать
друзьями. Если командировка носит групповой характер, то в таком месте
удобно провести деловые переговоры и просто отдохнуть от повседневных
дел. Командировочные говорят, что Москва не любит оформлять отчетные
документы. Однако, это лишние разговоры. В столице расположена масса
гостиниц, отелей и мини-отелей, которые работают на законных основаниях
и выдают по первому требованию все необходимые документы.