Планирование диспозиции
Все без исключения переговоры начинаются за столом переговоров,
и пренебрегать размещением участников за столом переговоров не
рекомендуется. В случае проведения переговоров на территории
оппонента заниматься выгодным для него размещением участников
будет он. В противном случае необходимо взять инициативу в свои
руки и правильно спланировать будущую диспозицию. Рассмотрим
подробнее, каким образом можно обеспечить себя правильной и
выгодной диспозицией.
• Для достижения положительного для Вас результата в трудных и
непростых переговорах ни в коем случае не рекомендуется
предлагать оппоненту место напротив себя, тем более что при
таком размещении всегда оппонентов разделяет стол. Такое
размещение способствует возникновению подсознательного чувства
противостояния и будет только мешать достижению согласия
переговаривающихся сторон. Правильным вариантом размещения можно
считать такое размещение, при котором собеседники сидят наискось
друг от друга.
• Консультант, с которым приходится время от времени
консультироваться незаметно для окружающих должен сидеть рядом с
Вами.
• Одними из ключевых позиций во время ведения переговоров
являются позиция рядом с телефоном и позиция у дверей. В
обязанности выбранных из персонала фирмы сотрудников, занимающих
эти позиции, входит вызов консультантов, необходимость которых
возникла во время ведения переговоров.
• Самым нежелательным размещением при ведении переговоров
является позиция, при которой оппоненты сидят рядом друг с
другом. При таком размещении Вам будет практически невозможно
наблюдать за собеседником, и кроме того, такое размещение не
самым лучшим образом способствует конструктивному диалогу.
• В случае ведения переговоров с двумя оппонентами, рациональнее
предложить им сесть напротив друг другу. Такое размещение
затруднит им советоваться и консультироваться. Другим
преимуществом такого размещения является возможность
одновременного наблюдения за ними обоими.
• При ведении переговоров с целой делегацией необходимо выделить
самых активных и посадить их ближе к себе. Этим снижается
вероятность критики в Ваш адрес, так как, находясь на дистанции
психологически легко отпускать критические замечания.
• Для облегчения переговоров с участием большого количества
участников желательно раздать всем участникам именные бейджи.
• При ведении переговоров рассадите оппонентов так чтобы они
сидели подальше от окна, но их лица были бы хорошо освещены, так
как лица собеседников сидящих спиной к окну трудноразличимы
из-за яркого фона.
Часто во время переговоров возникает необходимость выслушать
мнение эксперта. Необходимо заранее позаботься, чтобы этот
человек находился поблизости, и после своего сообщения, покинул
бы помещение.
Повестка дня переговоров
Существенное влияние на ход переговоров оказывает заранее
разработанный план переговоров, который входит в повестку дня.
Повестка дня сужает круг вопросов, которые выносятся на
обсуждение, и дисциплинирует переговорный процесс. Без
преувеличения можно сказать, что преимущество в переговорном
процессе будет у той стороны, которая разрабатывает повестку
дня. Четкое обсуждение положений повестки заставляет участников
переговорного процесса делать по ним свои заметки, и поэтому
перед каждым участником необходимо положить чистый лист бумаги с
карандашом.
Ограничивая круг обсуждаемых вопросов, повестка дня не дает
возможности оппонентам уйти от неприятных для них вопросов и в
тоже время позволяет Вам не включать в повестку дня те вопросы,
которые Вы не хотели бы обсуждать или просто пока не готовы к их
обсуждению. Разумеется, предлагать свою повестку дня уместно в
случае ведения переговоров на своей территории или в случае
полного владения ситуацией.
Другим плюсом повестки дня является возможность определять
временные рамки переговоров. В повестку дня можно включить как
срок завершения переговоров, так и сам регламент переговорного
процесса. Рекомендуется запланировать немного больше времени,
чем это необходимо по приблизительным подсчетам. В случае
участия в переговорном процессе иностранцев необходимо учесть
время на перевод переводчиком различных реплик и замечаний.
Насколько необходим переводчик
Ответ на этот вопрос достаточно прост. Переводчик нужен всегда,
даже и в том случае, когда руководитель предприятия сам неплохо
владеет иностранным языком. Пренебрегать услугами
профессионального переводчика нельзя, так как на осмысление
сказанного пройдет определенное время и затрачивается некоторая
энергия, что скажется на качестве проводимых переговоров.
Перевод с иностранного языка осуществляется всего в двух
режимах: синхронный перевод и последовательный перевод.
Переоценить значение синхронного перевода трудно, и хотя услуги
профессионалов обходятся недешево, но в этом случае экономия
просто неуместна. Перевод в режиме реального времени позволяет
оценить реакцию оппонента, наблюдать за его поведением, и тем
самым значительно облегчает как понимание ситуации, так и
общение. Актуальность синхронного перевода оценивается самим
руководителем организации, но при этом необходимо учесть, что
при длительных и сложных переговорах для обеспечения высокого
качества перевода потребуется группа переводчиков сменяющих друг
друга через каждые 30 минут. Напомним еще раз, что услуги
переводчиков-синхронистов очень высоки.
Второй вариант перевода, последовательный перевод, используется
чаще и не требует высокой квалификации. В своем выборе
переводчика необходимо обратить внимание на его опыт работы в
области, которая является предметом переговоров. Желательно
перед началом переговоров ввести переводчика в курс дела и
познакомить его с определенными понятиями и терминологией.
Приведенные ниже правила окажутся полезными в переговорах с
участием переводчиков:
• Не рекомендуется использовать одного переводчика для обеих
сторон
• Речь должна быть внятной и с паузами.
• Старайтесь избегать сленга и жаргона
• Предложения должны быть лаконичными с ясно выраженной мыслью
• Голос должен быть обычным, не тихим и не громким
Начало переговоров
Основным правилом начала переговоров является хорошее настроение
независимо от всех неурядиц по работе и самочувствия. Необходимо
вызвать к себе уважение и симпатию всех присутствующих с того
момента как только Вы войдете в комнату.
Именно этот момент является самым решающим и определяет
дальнейшую атмосферу переговорного процесса. За пять минут до
переговоров успокойтесь, выпейте чашку кофе, забудьте о
сиюминутных проблемах и уверенной походкой, с гордо поднятой
головой войдите в комнату переговоров. Ваш внешний вид определит
отношение к Вам участников переговоров.
Улыбка внешняя или внутренняя только усилит Ваше обаяние и
расположит к Вам будущих собеседников. Сосредоточьтесь на
обсуждаемых задачах и вопросов, и не отвлекайтесь ни на что
иное.
Для ведения переговоров лучше всего надеть деловой костюм.
Собеседники должны выслушивать Ваши аргументы, а не отвлекаться
на яркий галстук, декольте или на крупные серьги. Костюм должен
быть деловой, строгий, но вместе с тем достаточно
респектабельным.
|
Как возместить деньги потраченные на командировочные расходы?