Поселение в гостиницах для сотрудников, отправляющихся в командировку, дело привычное. Но какими же документами ему необходимо подтвердить факт своего проживания в конкретном заведении, оказывающем услуги по размещению постояльцев?
Для ответа на вопрос разберемся с вполне реальным примером
Допустим, сотрудник был в командировке и по
приезду предоставляет в бухгалтерию такие документы:
- договор на размещение в гостинице;
- квитанцию к приходному кассовому ордеру;
- счет на проживание.
Для начала отметим, что общие правила направления сотрудников в командировки описаны в Постановлении Правительства Российской Федерации № 749 от 13 октября 2008 года. В нем сказано, что работник имеет право на возмещение ему расходов, связанных с проживанием, питанием, перемещением в период командировки. В общих случаях статьи и размеры таких расходов закрепляются коллективными договорами и локальными нормативными актами.
Размер возмещения регламентируется Постановлением Правительства
Российской федерации № 729 от 02 октября 2002 года « О размерах
возмещения расходов, связанных со служебными командировками на
территории Российской Федерации, работникам организаций,
финансируемых за счет средств федерального бюджета».Суточная
норма составляет 550 рублей на одного человека. Если расходы
превышены, то их возмещение происходит за счет экономии средств
федерального бюджет.
Подтверждение расходов, связанных с наймом жилого помещения
сотрудником, происходит за счет предъявления им счетов из
гостиницы, чеков контрольно-кассовых машин, договоров найма и
прочих документах. При этом важно помнить о необходимости
проставления штампа об убытии/прибытии.
Все подтверждающие документы в обязательно порядке должны содержать реквизиты, установленные пунктом 8 Правил «Предоставления гостиничных услуг в Российской федерации», утвержденных. Постановлением Правительства Российской Федерации № 490 от 25 апреля 1997 года:
- полное наименование исполнителя,
оказывающего услуги по расселению;
- полное реквизиты постояльца: фамилия, имя, отчество;
- полные сведения о предоставляемом месте в номере или номере;
- стоимость места в номере или номера;
- иную информацию, указанную по усмотрению исполнителя.
Счета, выдаваемые гостиницами, можно отнести
к документам, подтверждающим факт проживания человека в них.
Поэтому они являются полным основанием для возмещения денежных
средств командируемым сотрудникам.
В тех случаях, когда работа гостиниц ведется без применения
средств контрольно-кассовой техники, тогда используются бланки
строгой отчетности. Их форма закреплена законодательно.
- полное наименование документа (счет,
кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру и так
далее);
- полное наименование организации;
- шестизначный номер и серия бланка;
- ИНН организации, оказывающей услуги по найму жилья;
- печать;
-месторасположение гостиницы.
Формирование бланков строгой отчетности посредством обычного компьютера строго воспрещено Законом. Бланки должны быть отпечатан в типографии или сформирован с использованием автоматизированной системы. Эти требования закреплены 06 мая 2008 года в пункте 4 Положения «Об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации за № 359.
Стоит отметить несколько нюансов, касающихся
приходных кассовых ордеров (форма № КО-1). Данный тип документа
отнести к бланкам строгой отчетности нельзя. Есть ряд судебных
практик, которым данное трактование подтверждено:
- Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19 ноября 2010
по делу № А27-10427/2010;
- Постановление ФАС Дальневосточного округа от 07июля 2010 №
Ф03-4514/2010 по делу № А73-77/2010;
- Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 06июня 2007 по делу
№ А31-8889/2006-7) и другие.
Приходные кассовые ордера по утвержденной форме Постановлением
Правительства Российской Федерации № 88 от 18 августа 1998 года
могут быть приравнены к первичным документам и не должны
отвечать всем вышеперечисленным требованиям в плане наличия
полных реквизитов бланков строгой отчетности. В частности,
послабление касается шестизначного номера и серии.
На основании вышеизложенного, в приведенной
для примера ситуации явно наблюдается нарушение со стороны
гостиницы в плане работы без применения контрольно-кассовой
техники. В данном случае наступает Административная
ответственность по статье 14.5 КоАП Российской Федерации.
В тоже время, есть практика оправдательных заседаний судов,
которая подтверждает возможность принятия во внимание иных
документов, в том числе квитанций к приходным кассовым ордерам.
Главное, чтобы их оформление полностью соответствовало
требованиям установленного порядка.
Выдавать кассовые чеки должны гостиницы а следить за данным
фактом — постояльцы. Проживающие в них.
Если по каким-то причинам гостиница не может выдать такой документ, то существует ряд судебных практик, берущих во внимание документы иного рода:
- Постановление ФАС Московского округа от 28
января 2010 № КА-А40/15468-09 по Делу № А40-2222/09-143-9;
- Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29 июля 2008 №
Ф08-4212/2008 по Делу № А32-6455/2006-60/161 и другие.
Одна победа в суде в плане отнесения оплаты за услуги гостиницы
на расходы была одержана благодаря тому, что получено письменное
подтверждение от гостиницы о факте проживания сотрудника. В
данном письме указаны полностью фамилия, имя, отчество
проживающего, дата проживания, суммы оплаты и другая информация.
При этом акцент делался на том, что выдача кассовых чеков и
приходных ордеров не проводилась.
Таким образом, есть возможность подтвердить факт проживания в
гостинице не только на основании чеков контрольно-кассовой
техники, но и ряда иных документов, содержащих полный перечень
реквизитов, закрепленных на законодательном уровне.