Прежде всего, хотелось бы поговорить о
технике менеджмента,
вроде бы понятных каждому управленцу, которыми, однако, часто
пренебрегают в повседневной жизни. Несмотря на кажущуюся
простоту, эти методы чрезвычайно результативны. Но о них
зачастую начисто забывают компании любого уровня – как мелкие и
средние, так и нередко крупные фирмы.
Для улучшения обратной связи и, в конечном итоге,
результативности ваших подчиненных лучшего способа, чем
письменная отчетность, пока не придумано.
Отсутствие четкой и внятной постановки задачи, закрепленной на
бумаге, существенно влияет на возможность её адекватного
восприятия и успешного исполнения.
Существует множество возможностей грамотно озадачить исполнителя и добиться ожидаемого результата. Вы можете выбрать наиболее оптимальный для себя вариант и практиковать его регулярно. У вас, как у руководителя, может появляться бесчисленное множество решений и идей по оптимизации рабочего процесса. Как говорится, только успевай записывать.
«Записывать» в данном случае – ключевое слово. Потому что на ходу где-то в коридоре, за чашкой кофе или даже во время совещания вы можете дать новое задание своим сотрудникам, будучи вполне уверенным, что вас восприняли именно так, как видите вопрос вы.
Пойми мой меня, что я хочу и зарабатывай вместе с компанией
Однако на практике
недопонимание между вами и вашими сотрудниками может обойтись
слишком дорого – как минимум, потраченными впустую нервами и
временем, как максимум – досадными ошибками в работе, которые
впоследствии неизбежно скажутся на отношениях с клиентами и
партнерами.
Поэтому, не пожалейте нескольких минут своего драгоценного времени на электронное письмо исполнителю и удостоверьтесь в его получении. В нём необходимо обозначить основные рабочие моменты – параметры качественного осуществления задачи, сроки, фамилии, финансовые ресурсы и т.д.
Используйте для этого также электронные программы, созданные специально для планирования задач – к примеру Мегаплан или Аутлук. Или, в конце концов, перепоручите эту работу своему секретарю.
Я лично практикую еще более результативный способ коммуникации с подчиненными – после устного озвучивания задания требую, чтобы исполнитель внес его в личный рабочий план и оставил у меня копию, а также предоставил ссылку на свой календарь, где поставлена промежуточная дата исполнения задания.
Все эти усилия обязательно вернутся сторицею и в результате оградят от малоприятных разбирательств с нерадивыми сотрудниками. На все отговорки вроде «я представлял себе это несколько иначе» или «мне никто не сказал о контрольной дате сдачи работы» и т.д. у вас всегда будет что предъявить в ответ.
Возьмите себе за правило и приучите раз и навсегда своих сотрудников к письменному деловому общению при помощи распоряжений и приказов. Такое делопроизводство требует изрядной профессиональной подготовки. Поэтому не спешите перепоручать эту непростую обязанность своему референту и заместителям. Прежде чем требовать такого умения от подчиненных, менеджеру высшего звена нужно самому тщательно вникнуть в вопрос. Когда вы станете профессионалом в этом деле, вам легче будет увидеть огрехи в работе своих подчиненных. В силу отсутствия комплексного подхода, двусмысленной трактовки той или иной терминологии либо концепции, а зачастую и просто недостатка опыта такое с вашими сотрудниками может происходить довольно часто. Поэтому не спешите визировать не глядя официальные документы в расчете на то, что ваши помощники понимают суть вопроса не хуже вас. Опять же, потратьте часть своего времени на изучение собственных распоряжений и вы всегда найдете, что нужно в них подкорректировать. В ваших силах и рамках ваших полномочий приучить к практике систематической внутренней деловой переписки своих подчиненных. Причем важно, чтобы в распорядительных документах, исходящих от менеджмента компании, не было никаких разногласий. Поэтому разумно доверить мониторинг своевременного выполнения решений этих распоряжений специально подготовленному сотруднику. Также в компании должна быть четко оговоренная система взысканий за нерадивое отношение к работе и неисполнение либо исполнение на ненадлежащем уровне контрольных заданий. Снова таки, в ваших силах обеспечить неизбежность таких санкций для провинившихся.
Архивируйте внутреннюю переписку по всем ключевым моментам. Это позволит вам избежать множества неприятностей. Приведу пример из практики: подчиненный подал иск на руководство фирмы на полтора миллиона рублей заработной платы, которую он якобы недополучил в результате опечатки в трудовом договоре. Нелепая ошибка действительно могла дорого обойтись компании, если бы в ее архивах не хранилось официальное приглашение истца на работу. В документе, подписанном лично данным сотрудником, были четко расписаны условия оплаты его труда.
Поэтому чрезвычайно важно знакомить каждого работника под личную подпись и с указанием даты со всеми внутренними документами и нормативными актами, распоряжениями, приказами и должностными инструкциями компании. Ваша ответственность – проконтролировать ознакомление с этими документами всех сотрудников.
Протоколируйте все свои совещания и встречи с персоналом
Для этого необходимо назначить специалиста, которому будет
поручено фиксировать все распоряжения, коллегиальные решения и
договоренности. Важно понимать, что для успешного выполнения
такой работы необходимо быть не просто хорошим секретарем, но и
грамотным специалистом, способным вникнуть в суть
производственных вопросов. Разумно начинать каждую новую встречу
с сотрудниками с подведения итогов по результатам предыдущего
совещания. Если такой способ коммуникации войдет в общую
привычку, то, несмотря на кажущуюся многосложность процесса,
ваши отношения с подчиненными будут в итоге строго
регламентированы и в них не останется места для какого-либо
недопонимания.
Систематически встречайтесь со своими подчиненными
Ключевой пункт эффективного менеджмента – регулярное деловое
общение с подчиненными. Такие встречи могут называться как
угодно – планерки, пятиминутки, летучки, совещания,
консультации, отчеты. Главное, чтобы при помощи этих
инструментов по управлению персоналом достигалась основная цель
– коллектив вовремя получал четкие задачи, эффективно их
исполнял, а сама компания развивалась и процветала. При этом
важно не увлекаться чрезмерной «говорильней» и свести такие
встречи до минимума – ровно настолько, насколько того требует
производственная необходимость. Также руководителю нужно четко
понимать, когда, в каком составе и для решения каких деловых
вопросов собираются сотрудники.
Для этого необходимо предварительно составлять план работы,
включающий в себя основные вопросы повестки дня, а также
информацию, с которой необходимо ознакомить персонал. Наиболее
оптимальный режим таких встреч – ежемесячное собрание по
подведению итогов и планированию работы на следующий отчетный
период, два раза в месяц – координирование текущей работы, в
начале недели – планирование на следующую неделю.